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Einfacher zusammenarbeiten

11. Dezember 2019
von Börsenblatt Online
Die Buchhandlung Ernster nutzt VLB-TIX für die Vorbereitung und Durchführung der halbjährlichen Vertreterbesuche und für die "dritte Reise". Marc Janeczek, Einkauf und Projektbetreuung VLB-TIX Buchhandlung Ernster, zu bisherigen Erfahrungen.

Manche Buchhändler tun sich noch schwer, mit VLB-TIX zu arbeiten. Was waren bei Ihnen die ausschlaggebenden Punkte für den Einsatz?
Neben ökologischen Gesichtspunkten - weniger Printvorschauen bedeuten weniger tote Bäume - waren für uns besonders die Vorteile in der täglichen Buchhändlerpraxis entscheidend: Um die Vorschauen mit den Wunschmengen der Filialen rechtzeitig zu den zentralen Besuchsterminen auf dem Schreibtisch zu haben, musste ich bisher mehrere identische Printvorschau-Sätze parallel durch die Filialen laufen lassen und hoffen, dass diese bis zum Besuchstermin wieder zurückgesendet wurden. Anschließend wurden die Zahlen aller Filialen in einer einzigen Vorschau zusammengeführt, die dann beim Besuchstermin als Bestellgrundlage diente. Nach dem Besuchstermin mussten die Bestellungen in den Filial-Mengen händisch in die Warenwirtschaft gefüttert werden.

Und das ist mit VLB-TIX nun einfacher?
In VLB-TIX können alle Filialen gleichzeitig ihre Wunschmengen eingeben, was die Bearbeitungszeit extrem verkürzt. Außerdem können mehrere Mitarbeiter einer Filiale gleichzeitig in den Vorschauen arbeiten. Beim Besuchstermin können die eingegebenen Bestellmengen je nach Zusatzinfo des Vertreters noch nach oben oder unten angepasst werden und nach dem Besuchstermin mit wenigen Handgriffen filialbezogen in die Warenwirtschaft importiert werden. Darüber hinaus spart der Wegfall der Printvorschauen dem Verlag beträchtliche Portokosten und unseren Mitarbeitern das Bewegen von zig Kilo Papier zwischen den Filialen und der Bestellabteilung.

Wie läuft der Vertretertermin ab?
Beim Besuchstermin öffne ich den zugehörig angelegten Vertreter-Ordner, gehe mit dem Vertreter nacheinander die Vorschauen durch, und er gibt die praktischerweise von VLBTIX bereits addierte Gesamtmenge je Titel ein. Da wir außer für unsere eigenen Buchhandlungen auch noch mehrere Nebenmarkt-Verkaufsstellen betreuen, die in VLB-TIX ebenfalls als eigene Filialen angelegt sind, kann ich auch diese zusätzlichen Bestellmengen direkt in VLB-TIX eingeben, mitbestellen und ggf. Bemerkungen hinzufügen. Auch die Leseexemplarwünsche der Mitarbeiter können über die Notizfunktion titelbezogen angelegt und beim Besuchstermin berücksichtigt werden. Nach dem erfolgten Besuchstermin werden die Bestellmengen je Filiale als "bereits bestellt" über eine Schnittstelle an die Warenwirtschaft übermittelt.

Was raten Sie Buchhändlern, die bei VLB-TIX einsteigen wollen?
Zunächst sollte man sich fragen, wie man Vertreterbesuche bisher durchgeführt hat und ob es sinnvoll ist, den Einsatz von VLB-TIX ähnlich beizubehalten oder komplett neue Vorgehensweisen einzuführen. Eine unabhängige Buchhandlung mit wenigen Mitarbeitern benötigt ganz sicher einen anderen Ansatz als ein Filialist. VLB-TIX gibt keine globale Patentlösung vor, sondern kann individuell genutzt werden. Wer bei VLB-TIX neu einsteigen will, sollte sich ggf. zunächst auf ein bis zwei Vertreter mit einem übersichtlichen Verlagsprogramm beschränken und in der ersten Saison nur diese tixen. Die dabei gemachten Erfahrungen und Beobachtungen helfen dabei, eventuell individuelle Anpassungen für die nächste Saison anzuwenden. Für Beratung und Fragen waren die VLB-TIX-Mitarbeiter bei MVB immer hilfreich und rasch erreichbar.

Ernster l'esprit livre

Ernster ist ein 1889 gegründetes Familienunternehmen mit neun Filialen und knapp 100 Mitarbeitern. Schon früh erkannte Fernand Ernster, heute Inhaber und Geschäftsführer, das Potenzial der Digitalisierung und nutzt beispielsweise seit 1988 ein EDV-WWS. "In diesem Kontext ist VLB-TIX für uns ein weiterer Schritt, die technischen Entwicklungen der Branche sinnvoll in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren", ergänzt Marc Janeczek.