Ann Schnoor sitzt im Auto, wie so oft in diesen Tagen – es ist die dritte Woche der Frühjahrsreise für die Vertreterin der Verlagsgruppe Random House. In ihrer Tasche befindet sich nicht, wie sonst, ein Stapel Printvorschauen. Stattdessen ein großes Tablet, als Startseite ist VLB-TIX eingestellt. In diesem Frühjahr reisen zum ersten Mal alle Vertreter der Verlagsgruppe mit der digitalen Vorschau.
"Im Moment ist es noch eine Eingewöhnungsphase", sagt Ann Schnoor. In den ersten Wochen der Reise hat sie Buchhändler erlebt, die sich vorab intensiv mit VLB-TIX vorbereitet hatten und solche, die die Arbeit mit dem System sofort abbrechen wollten, weil sie nicht zurechtkamen. "Wir müssen gerade gemeinsam neue Routinen entwickeln: für die Buchhändler und auch für mich als Vertreterin", stellt sie fest. Die Arbeit mit der digitalen Vorschau war für den Außendienst der Verlagsgruppe Random House eine Umstellung, an die alle Kollegen langsam und schrittweise herangeführt wurden: So haben alle Vertreter über die vergangenen zwölf Monate an mehrstufigen Schulungen teilgenommen. Ein wichtiger Teil des Schulungsprozesses war auch das Üben in kleinen Gruppen, das Ausprobieren und "Spielen" mit VLB-TIX, das Fehlermachen und gleichzeitige Reflektieren mit Kollegen.
Auf der Herbstreise 2017, erinnert sich Ann Schnoor, haben 200 Handelspartner mit einzelnen Verlagen der Verlagsgruppe in VLB-TIX gearbeitet. Gut zwei Drittel davon gaben damals an, dass sie sich mit VLB-TIX auf das Verkaufsgespräch vorbereitet hatten, die Hälfte davon noch in Kombination mit der Printvorschau. Inzwischen sind es über 400 Handelspartner, die mit der digitalen Vorschau arbeiten. "Viele sagen: Ach, das übe ich jetzt mal mit Ihnen und lerne das so langsam", erzählt Ann Schnoor. So bringt sie Buchhändlern die Arbeit im Digitalen nahe. Wenn im Verkaufsgespräch beispielsweise eine Printvorschau nicht auffindbar ist, zeigt sie die Titel in VLB-TIX. "Das ist immer eine gute Gelegenheit, um die positiven Seiten der digitalen Vorschau zu zeigen – die diversen Zusatzmaterialien wie zum Beispiel Darstellungen von Innenseiten, Marketingaktivitäten und Veranstaltungen."
Ein großer Vorteil der digitalen Vorschau aus Sicht der Buchhändler ist das Einsparen von Papier: Das entlastet die Umwelt und spart gleichzeitig Platz – außerdem können die Vorschauen nicht verloren gehen und sind immer aktuell, das hat die Befragung der ersten Testkunden zur Herbstreise ergeben. Auch Franziska Bickel von der Buchhandlung Vogel in Schweinfurt sieht das so: "Diese stapelweise Post mit den Vorschauen ist eine irre Sortierarbeit." Sie wolle einfach nur möglichst effektiv durchs Programm kommen und das finden, was für sie relevant ist. Ein wichtiger Faktor ist für sie auch das Vertrauen zwischen Außendienst und Buchhändler: "Wenn ich einen Vertreter habe, den ich gut kenne, der auch mich kennt – mein System, meine Einkäufe und Remittenden – dann läuft das ganz easy. Der macht mir über VLB-TIX einen stimmigen Bestellvorschlag, und wir haben Zeit, über die Titel zu sprechen, die für mich wichtig sind."
Dieses Vertrauen ist auch für Johannes Frank ein entscheidender Teil seiner täglichen Arbeit. Wie Ann Schnoor ist er für die Verlagsgruppe Random House im Außendienst unterwegs. Viele Buchhändler erzählen ihm in den Verkaufsgesprächen von ihren Startschwierigkeiten mit dem System.
Die Arbeit mit VLB-TIX sei derzeit eine Doppelbelastung, sagt ihm eine Kundin, so lange der Export in die Warenwirtschaft noch nicht funktioniert. Eine Mitarbeiterin erzählt, dass ihr Chef nur mit der Printvorschau arbeitet, außerdem seien ihr PC und das WLAN zu langsam. Immer wieder gebe es Probleme mit der Suche nach Vorschauen oder Titeln, berichten andere. Johannes Frank trägt all diese Punkte zusammen und spielt sie an die Verlagsgruppe Random House in München zurück. Dort werden die Anliegen aufbereitet und an das VLB-TIX-Team herangetragen. "Ich sage dann oft: Das sind jetzt die Anfangsschwierigkeiten, in ein, zwei Jahren lachen wir darüber", so Johannes Frank.
Oft lässt er VLB-TIX einfach während des Verkaufsgesprächs mitlaufen und zeigt, wenn es sich anbietet, auf dem Tablet Zusatzmaterial, das in der gedruckten Vorschau nicht abgebildet werden kann. "Der Umstieg braucht eben seine Zeit. Entscheidend ist, dass sich immer mehr Leute damit beschäftigen und die Kollegen bei VLB-TIX immer mehr Rückmeldungen erhalten, was im Verkaufsalltag gebraucht wird und im System noch verbessert werden muss."
Einer, der sich schon sehr früh mit dem Thema digitale Vorschau beschäftigt hat, ist der Buchhändler Frank Edele aus Kempten. Im Januar bestritt er die Börse für seine vier Filialen schon zum zweiten Mal mit VLB-TIX: Während der Börse im vergangenen Sommer nutzte er die digitale Vorschau bereits in Kombination mit Print. "Wir haben im vergangenen halben Jahr festgestellt, dass wir mit der digitalen Vorschau viel genauer und weniger fehleranfällig arbeiten", erzählt er. Mittlerweile wurden alle Filialleiter und Mitarbeiter der Edele-Buchhandlungen in VLB-TIX eingeführt. "Die Vertreter können viel gezielter auf ihre Kunden eingehen – und die Gespräche werden gleichzeitig effektiver", sagt Edele.
Außerdem sei die Arbeit genauer – bei händischer Übertragung von Bestellungen ins System oder eingescannten Listen gingen auch mal Titel verloren, dieses Risiko gebe es nun nicht mehr. Edele sucht oft den Kontakt zum VLB-TIX-Team, teilt seine Erfahrungen mit und stößt Veränderungen an. Und auch von anderen Verlagen wünscht er sich einen raschen Umstieg auf die digitale Vorschau: "Ich spreche das Thema mit den Vertretern aller Verlage an. Wenn sich alle zusammensetzen und an Lösungen arbeiten, dann klappt das!" Frank Edele hat die gedruckten Vorschauen aller Verlage an eine Altpapierentsorgung gegeben – der Erlös kommt einem Kinderhospiz in Bad Grönenbach zugute.
Trotz der Unterschiede in Erfahrung und Bereitschaft, sich auf das System einzulassen: Händler und Vertreter sind sich darin einig, dass das digitale Titelinformationssystem die Printvorschau auf Dauer ablösen wird. "Ich kann mir vorstellen, dass das wie mit den Plastiktüten laufen wird: Irgendwann ist klar, dass die Printvorschauen ein Unding sind", so Buchhändlerin Franziska Bickel. "Es ist gut für alle Beteiligten, sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen", sagt Random-House-Vertreterin Ann Schnoor.
Wenn Buchhändler und Vertreter den Prozess der Eingewöhnung hinter sich und gemeinsam neue Routinen entwickelt haben, kann das Verkaufsgespräch viel schneller und effizienter gestaltet werden. Auch, wenn der Zeitpunkt, zu dem die Printvorschauen abgeschafft werden, noch nicht feststeht, meint Ann Schnoor: "Buchhändler und Vertreter wissen – je früher man Erfahrungen mit VLB-TIX sammelt und sich aktiv einbringt, um das System für die eigene Arbeit optimal zu nutzen, desto besser."
