Menschen immer wieder neu entdecken, begeistern, binden. Ist die Durchführung einer Veranstaltung ein geeignetes Instrument? Ja! Selbstverständlich. Eine Veranstaltung bietet viele Möglichkeiten, Erlebnisse zu schaffen, Interessierte und Kunden zu begeistern und sich im positiven Sinne von allen Wettbewerbes- und Onlinewelten abzuheben. Mehr noch. Einzigartigkeit zu zelebrieren.
Unverzichtbar: ein professionelles Projektmanagement
Der mediacampus frankfurt selbst führt über hundert Veranstaltungen pro Jahr durch. Dazu gehören Lesungen, Verlags- und Themenabende, aber auch unterschiedliche Veranstaltungsformate wie das Buchcamp des Börsenvereins, die Zukunftskonferenz, der Bücherlauf auf dem Lohrberg, Kongresse, Tagungen, Fortbildungsreisen – um nur einige zu nennen. Ein integriertes und professionelles Projektmanagement ist Voraussetzung für eine gelungene Planung und eine erfolgreiche Umsetzung. Immer im Fokus sind die Kunden, die Gäste, die zu gewinnenden und die zu begeisternden Menschen.
Was aber heißt das konkret für die Buchhandlungen? Welche Chancen, welcher Nutzen entsteht, was muss geübt, berücksichtigt, nachgehalten werden? Was sind relevante Erfolgsfaktoren, mit welchen Ideen, Maßnahmen und Instrumenten wird das Projekt zum nachhaltigen Erlebnis?
Buchhandlungen sind seit jeher begehrte Orte mit einem hohen Informationswert, einer großen Anziehungskraft. Zumindest für große Teile unserer Bevölkerung. Befragt man die Sinusmilieus, zeichnet sich eine Zielgruppe ab, für die Bildung, Kultur, Unterhaltung, Entwicklung ein hoher Stellenwert einnimmt.
Anlässe gibt es mehr als genug
In vielen Buchhandlungen sorgt ein gut gefüllter Veranstaltungskalender das ganze Jahr über für ein Angebot der Extraklasse. Dabei steht den Buchhändlern ein buntes Set an Möglichkeiten zur Verfügung: Sie kennen und nutzen spezifische Termine des Buchhandels wie den Deutschen Buchpreis, den Welttag des Buches, Vorlesewettbewerbe, aber auch Schul- oder Semesterbeginne, Änderungen in rechtlichen Angelegenheiten oder einfach nur die neuen und sich ständig verändernden Lebenstrends.
Es gibt eine Fülle von Möglichkeiten, Themen und damit verbunden Veranstaltungen zu initiieren. Auf diesem Weg können das gesamte Jahr auch einzelne Produkte wie Bücher, E-Books oder DVDs beworben werden oder das eigene Ladenlokal, sein Image und sein Bekanntheitsgrad, das Lesen und die Branche selbst promotet werden. Im besten Fall schafft eine Veranstaltung das alles.
Vor dem Erfolg kommt die Idee, das Konzept, die konkrete Planung
Erfolgreiche Veranstaltungen gelingen auch mit kleinem Aufwand. Innovative, einprägsame und vor allem zielgruppengerechte Formate sind gefragt. Eine gründliche Soll-Ist-Analyse steht am Anfang: Was soll die Veranstaltung leisten? Welche Interessens- und Kundengruppen werden durch eine Lesung oder eine Fachveranstaltung angesprochen, wer ganz konkret besucht einen Leseclub und welche Zielgruppe nimmt an einer Buchhandels-Rallye teil? Wie muss dafür das individuelle Format gestaltet und umgesetzt werden?
Auch das Budget ist ein entscheidender Faktor. Beispiele lassen sich schnell finden: Die Leihgebühr für eine professionelle Mikrophonanlage, Kosten für einen extra angemieteten Raum oder auch das Honorar für einen Autor. Welches Budget steht zur Verfügung, mit welchen Kosten wird gerechnet? Soll Eintritt verlangt werden und, wenn ja, wie hoch müsste dieser sein, um die Kosten zu decken oder Gewinn zu erwirtschaften? Mit welchen Kooperationspartnern kann eine Umsetzung geplant werden?
Eine gelungene Kommunikation ist wichtig
Hinter jeder Idee steht ein Service-, ein Kunden- ein Vertriebsgedanke. Eine gelungene, auch eine kreative und sowieso eine zielgruppengerechte Kommunikation steht im zentralen Arbeitsfokus. Ist unabdingbar, notwendig. Die Unterstützung der Verlage durch Werbemittel oder die Verbreitung eines Termins über Social Media, die konkrete Ansprache im und natürlich auch außerhalb des Ladenlokals tragen im Vorfeld zur Aktivierung der Zielgruppe bei. Auch eignen sich Medienpartnerschaften, beispielsweise in Lokalzeitungen oder Special-Interest-Medien, um die Kommunikation redaktionell und werblich zu unterstützen. Weniger klassische, dafür aber kreative Möglichkeiten sind Gewinnspiele oder Aktionen, durch die besonders treue und aktive Kunden Eintrittskarten vergünstigt oder gar kostenfrei erhalten können.
Für alle Aufgaben und Zwischenschritte werden Meilensteine festlegt. Das Budget (Kosten und Einnahmen) wird unter Berücksichtigung der durchgeführten Soll-Ist-Analyse im Projektplan dargestellt, Zuständigkeiten werden verteilt und überdies wird sichergestellt, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, informiert sind, eine abgestimmte Idee aktiv dem Kunden kommunizieren.
So nutzen Sie Kooperationen
Kooperationen eignen sich wunderbar dafür, verschiedene Interessens- und Kundengruppen – idealerweise sogar branchenübergreifend – anzusprechen, dabei Synergien zu entdecken und diese zu bündeln. Es braucht eine Veranstaltungs- oder Eventstrategie innerhalb der Partnerschaft.
Buchhandlungen können Kooperationen in den unterschiedlichsten Bereichen der jeweiligen Warengruppe nutzen, zum Beispiel eine Kooperation mit dem Fremdenverkehrsamt als „Tourist-Information“. Gemeinsame Besuchs- und Lesereisen, oder auch kulinarische Entdeckungsreisen können ideal in einer Partnerschaft verknüpft und zu einem lebendigen und vielseitigen Erlebnis entwickelt werden.
Auch eine neue, skurrile, außergewöhnliche Umgebung eignet sich, bestehende und neue Kunden für eine Veranstaltung zu begeistern. Die Zahl der mögliche Partner ist dabei groß: Verlage, Büchereien, Schulen, Museen, andere Einzelhändler, Autohäuser, Winzer – um nur einige zu nennen. Der Kreativität ist keine Grenze gesetzt. Beliebt und erfolgreich sind zum Beispiel Kochevents, bei denen kulinarisch und über die dazugehörige Reiseliteratur beliebte Urlaubsziele in Szene gesetzt werden, oder Autorenwettbewerbe (zum Beispiel „Poetry Slams“), bei denen Besucher selbst verfasste Gedichte vortragen. Veranstaltungen im Buchhandel sind Unikate, welche die Individualität der Buchhandlung und auch den Kultur- und Bildungsauftrag verdeutlichen und unterstreichen.
Der Wert von Kundendaten
Aktuelle Adressdaten, persönliche Kundenkontakte und vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten garantieren eine gelungene Kundenansprache. Ob nun bewährte Veranstaltungsideen oder außergewöhnliche Konzepte realisiert werden – kundenorientierte Kommunikationsmittel lassen sich flexibel einsetzen und miteinander kombinieren: Newsletter, E-Mail, personalisierte Einladungsschreiben mit Voucher per Post, individuell gestaltete Botschaften im Social Web. Veranstaltungen begeistern und bieten die Möglichkeit, Menschen emotional „abzuholen“, Schwellenängste abzubauen, über Erlebnisse Kundenloyalität zu gewinnen.
Kundendaten geben darüber Auskunft, wann ein Zielpublikum wofür und auf welche Art ansprechbar ist. Das Erlebnis wird umso begehrter und nachhaltiger in Erinnerung bleiben, wenn Kundenwünsche in den Fokus rücken.
Eine gastgebende Buchhandlung ist wach für jede Kontakt-Aufnahme, jede Idee und jeden Kunden. Denn, wie kaum ein anderes Instrument, eignen sich Veranstaltungen für einen persönlichen Kontakt und Dialog mit der jeweiligen Zielgruppe, aber auch mit neuen und interessierten Anspruchsgruppen. Der Wert eines persönlichen Gesprächs wird dabei noch einmal ganz besonders deutlich unterstrichen. Wir können im persönlichen Gespräch vor allem Empfehler, Meinungsmacher, Netzwerkpartner und Sponsoren ansprechen– alles beteiligte und mögliche Kooperationspartner, deren Unterstützung finanziell, aber auch logistisch, in Form von Beratung, Kontakten bestehen kann, die neuen Input zur dauerhaften Entwicklung eines Formats geben können.
Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
Eine gelungene Durchführung ist selbstverständlich keine Einbahnstraße, sondern bildet die Grundlage für weitere Aktivitäten. Eine Veranstaltung ist gelungen – Kundengruppen wurden besser kennengelernt und auch neue Kunden hinzugewonnen –, so beginnt im Nachgang die kreative Nachbearbeitung: Mit Feedbackbögen startet die Ideenfindung und Schwerpunktsetzung des nächsten Veranstaltung.
Gefragt ist das Gespür für Trends und Kunden-Interessen. Eine Besucherstatistik sagt, wie hoch der Rücklauf auf den Versand der Einladungen war, wie groß das Einzugsgebiet der Veranstaltung insgesamt ist. Gerade in der Nachbearbeitung sollten neue und bestehende Kontakte gefestigt werden. Eine schnelle Reaktion auf Bestellungen und Fragen gibt ein professionelles Bild und trägt zum nachhaltigen Erfolg einer Veranstaltung bei.
Ein Dankeschön an die Partner
Unterstreichen Sie die eigene und gemeinsame Leistung auch gegenüber Kooperationspartnern. Dies beginnt mit einem Dankeschön, verbunden mit einer Manöverkritik zur Entwicklung des umgesetzten Formats, und endet bei der Nachbearbeitung für Medienvertreter und Empfehler: Durch eine Pressemitteilung, eine gut platzierte Anzeige oder eine News auf der Homepage wird der größtmögliche Adressatenkreis erreicht.
Sind die Erfolgsfaktoren – von der Identifikation inhaltlicher Schwerpunkte über die Festlegung und Kontrolle eines Budgets im Projektplan bis hin zur Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit – soweit eingehalten worden, lautet die Antwort: "Vielen Dank für den schönen und überaus interessanten Abend. Wir freuen uns sehr, Sie in unserer Buchhandlung wieder begrüßen zu dürfen."
Checklisten: Das Wichtigste in aller Kürze
Etablierte Veranstalter übertragen die Corporate Identity ihrer Buchhandlung auf das jeweilige Veranstaltungsformat. Dadurch werden Veranstaltungen als Marke wahrgenommen und gleichzeitig verschiedene Ziele erreicht.
Veranstaltungen
Erstellen Sie zu jeder Veranstaltung passende Checklisten. Folgende Punkte sollten Sie beim Erstellen beachten:
Werbung muss nicht teuer sein. Achten Sie auf eine effiziente und dennoch gelungene Wertschöpfung:
Damit das Arbeiten in Kooperationen erfolgreich verläuft, sind verschiedene grundsätzliche Erfolgsregeln zu beachten.
Geben Sie Ihren Kunden so viele Informationen wie möglich. Achten Sie auf Ihren Einladungen zum Beispiel auf:
Einige "To do’s" nach der Veranstaltung:
