Die nächsten Fristen für die E‑Rechnung rücken näher. Seit Januar müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E‑Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Ab Januar müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz ihren gewerblichen Kund:innen E‑Rechnungen stellen. Für kleinere Unternehmen folgt die Pflicht dazu ein Jahr später.
Detlef Bauer von Libri erklärt: Die wesentliche Neuerung sei, dass Verlagsrechnungen dann nicht mehr einfach bei den Büchern im Karton liegen. Die Plicht zur elektronischen Rechnung verändert Abläufe vom Wareneingang über die Rechnungsprüfung bis in die Buchhaltung. Und es hakt noch oft schon bei den Basics. Bauer berichtet, dass viele E‑Rechnungen bei der Prüfung durchfallen oder wichtige Angaben fehlen. Das kann im Zweifel sogar beim Vorsteuerabzug Probleme machen.
Michael Kursiefen von Schweitzer rät Buchhandlungen deshalb, jetzt diese Schritte durchzuführen: einen festen Eingangskanal definieren, Konformität prüfen, klären, was das eigene Warenwirtschaftssystem kann, und die Archivierung rechtssicher digital aufsetzen. Sein Tipp bei den Formaten: ZUGFeRD hat den Vorteil, dass es wie ein normales PDF aussieht, aber zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten enthält.