Nach dem seit 1. Januar 2007 geltenden Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen geschäftliche E-Mails von Kaufleuten Pflichtangaben enthalten. Diese müssen in allen externen geschäftlichen E-Mails auch bei laufender Geschäftsverbindung aufgeführt werden.
Eine Ausnahme im Rahmen einer laufenden Geschäftsverbindung gibt es, wenn die E-Mail nur aus einer Mitteilung besteht, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Im Zweifel sind also alle E-Mails an unternehmensexterne Empfänger von der Neuregelung erfasst. Die Angaben müssen in der E-Mail selbst gemacht werden. Ein Link auf das Impressum der Website des betreffenden Unternehmens reicht nicht aus. Daher wird empfohlen, in jede E-Mail eine Signatur mit den Pflichtangaben aufzunehmen, auch bei Antworten und Weiterleitungen. Die Pflichtangaben unterscheiden sich nach der Rechtsform des Kaufmanns oder Unternehmens:
1. Bei einem nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts muss auf allen Geschäftsbriefen des nicht eingetragenen Gewerbetreibenden der Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Auf Geschäftsbriefen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem Vornamen mitgeteilt werden.
2. Bei im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen ist die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut anzugeben, der Rechtsformzusatz »eingetragener Kaufmann« oder eine Abkürzung (e.K., eK, e.Kfm., e.Kfr.), Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregister-Nummer.
3. Offene Handelsgesellschaften oder Kommanditgesellschaften müssen die Firma angeben, Rechtsform (oHG, KG), Sitz der Gesellschaft, Registergericht und die Handelsregister-Nummer.
4. Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern etwa eine GmbH, eine AG oder eine ausländische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, sind neben den für die oHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die Firmen der Gesellschafter anzugeben. Darüber hinaus müssen zusätzlich die für die Gesellschafter vorgeschriebenen Angaben aufgeführt werden.
5. Eine GmbH muss den vollständigen Firmennamen angeben, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregister-Nummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familien- und ausgeschriebenen Vornamen. Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird, muss das Stammkapital angegeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, muss der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen vermerkt werden. Wird die Gesellschaft liquidiert, muss hierüber informiert werden; statt der Geschäftsführer sind die Liquidatoren zu nennen.
6. Eine Aktiengesellschaft muss den vollständigen Firmennamen angeben, Rechtsform, Sitz, Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregister-Nummer, alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats.
Diese neuen Regelungen sollten möglichst zügig umgesetzt werden. Denn Verstöße können mit einem Zwangsgeld geahndet werden. Zudem kann es auch zu kostenpflichtigen Abmahnungen durch Wettbewerber kommen.
