Was kann KI in Verlagen leisten? Detlef Büttner beschreibt, warum die meisten KI-Projekte in Unternehmen verpuffen und warum das meistens nicht an der Künstlichen Intelligenz liegt - und er zeigt Lösungen auf, wie das Ihnen nicht passiert.
E-Mails könnten mit automatisierter Unterstützung schneller bearbeitet werden
Ich habe in den vergangenen Monaten an zahlreichen IHK-Veranstaltungen teilgenommen, Treffen unterschiedlichster Branchen besucht und viele Gespräche mit Verlagen, Buchhändlern und Dienstleistern geführt. Überall begegnete mir dasselbe Muster: großes Interesse an KI, viele Tools, viele Versprechen – aber erstaunlich wenig Klarheit darüber, warum das strategisch wichtig ist und wie sich das rechnen soll.
Eine Zahl bringt dieses Dilemma auf den Punkt: Laut einer aktuellen MIT-Studie liefern rund 95 Prozent aller KI-Pilotprojekte keinen messbaren ROI. Das hat mich nicht überrascht – aber es hat mich nachdenklich gemacht. Denn das Problem liegt selten an der Technologie. Es liegt fast immer an der Fragestellung.
Wir erleben gerade eine Art KI-Hype-Korrektur. Nach der Euphorie kommt die Ernüchterung. Generative KI ist kein "Feenstaub", den man über alte Prozesse streut, damit sie plötzlich besser funktionieren. Wer versucht, schlechte Abläufe zu automatisieren, bekommt am Ende vor allem eines: schlechte Abläufe in höherer Geschwindigkeit.
Gerade für den Mittelstand – und damit auch für Verlage, Buchhandlungen und den Zwischenhandel – ist das eine wichtige Erkenntnis. Unsere Stärke liegt nicht in gigantischen IT-Budgets, sondern in kurzen Entscheidungswegen, in der Nähe zum Kunden und in einem guten Gespür für das Machbare. Umso wichtiger ist es, nicht mit Tools zu starten, sondern mit Klarheit: Wo verlieren wir Kunden, Zeit, Marge oder Qualität? Wo entstehen Reibungen im Alltag? Und wo liegt der Hebel, der den größten Unterschied macht?
Aus genau dieser Frage heraus hat unser Team von Negative Space gemeinsam mit der SDI Hochschule München den KI-O-Mat (https://ki-o-mat.de) entwickelt – nicht als Tool, sondern als Denkmodell. Ein kostenfreier, niedrigschwelliger Strategiecheck, der Unternehmen hilft, ihre eigene Situation ehrlich zu bewerten: von der Datenqualität über Prozesse bis hin zur Führungskultur. Ziel ist nicht, möglichst schnell KI einzuführen, sondern die richtigen Ansatzpunkte zu identifizieren. Erst kommt die Erkenntnis, dann die Technologie.
Denn die Möglichkeiten, die KI heute bietet, sind tatsächlich neu. Wir sprechen nicht mehr nur über Automatisierung, sondern über Systeme, die Zusammenhänge erkennen, Entscheidungen vorbereiten und ganze Abläufe koordinieren können. Das eröffnet Potenziale in nahezu allen Unternehmensbereichen – vom Lektorat über Vertrieb und Marketing bis hin zu Verwaltung, Logistik und Kundenservice.
Praxisbeispiele aus anderen Branchen zeigen exemplarisch, welche Lösungen auch für die Buch- und Medienbranche relevant sein können: Wie organisiere ich Wissen? Wie gestalte ich meinen Kundenservice? Wie optimiere ich Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette?
Intelligente Wissenserschließung: Ein Immobilienverwalter stand vor dem Problem, hunderte komplexer Mietverträge und jahrzehntealten Schriftverkehr durchsuchen zu müssen. Statt Ordner zu wälzen und in verschiedenen Systemen zu suchen, nutzen die Mitarbeitenden heute eine KI-gestützte Wissenssuche in einer geschützten Cloud-Umgebung. Das spart Zeit und senkt die Einstiegshürden für neue Kolleginnen und Kollegen erheblich.
Effizienzsprung im Kundenservice: Ein B2B-Zulieferer erhielt täglich mehrere hundert Serviceanfragen. Ein KI-Assistent übernahm innerhalb weniger Wochen rund 60 Prozent – von Lieferstatus bis zu technischen Standardfragen. Die Servicemitarbeitenden kümmern sich heute um komplexe Sonderfälle und um aktive Kundenbetreuung. Das verändert nicht nur Prozesse, sondern auch Rollenbilder.
Prozess-Turbo in der Produktion: Ein mittelständisches Healthcare-Unternehmen musste Verpackungen und Beipackzettel in 20 Sprachen erstellen – ein Prozess mit 27 manuellen Schritten und mehreren Monaten Durchlaufzeit. Heute übernehmen KI-Agenten große Teile der Prüfung, Übersetzung und Koordination. Fehlerquote und Durchlaufzeit sanken erheblich – und die Mitarbeitenden können sich wieder auf inhaltliche Fragen konzentrieren.
Was diese Beispiele verbindet: Sie starten nicht mit Technologie, sondern mit einem klaren Problem. Genau das fehlt vielen KI-Projekten.
Die aktuelle Ernüchterung ist so keine Krise, sondern eine Chance. Sie zwingt uns, KI als das zu sehen, was sie ist: ein Werkzeug, um aus dem, was wir bereits haben, mehr zu machen. Wer zuerst seine blinden Flecken erkennt, klare Ziele definiert und dann gezielt investiert, wird gewinnen.
Und das ist die gute Nachricht: Mittelständische Unternehmen der Buch- und Medienbranche – vom Verlag über den Buchhandel bis zum Zwischenhandel – bringen dafür beste Voraussetzungen mit. Wir bauen auf ein funktionierendes Ökosystem aus Produzenten, Distributoren und Dienstleistern. Wenn wir KI dort einsetzen, wo sie echte Wertschöpfung und nicht nur Aufmerksamkeit erzeugt, dann gehört uns die nächste Phase.
Detlef Büttner ist Mitgründer von Negative Space, das Mittelstandsunternehmen strategisch und operativ dabei begleitet, KI jenseits des Hypes zu echten Ergebnissen zu führen – von der Klärung bis zur Implementierung. Er war viele Jahre in leitenden Positionen in Verlags- und Handelsunternehmen tätig, ist Mitgründer von Purchase-to-Open und Initiator des KI-O-Mat, dem kostenlosen Strategiecheck für den Mittelstand.
