Grundsätzlich sollten alle Metadaten, die in ONIX, EPUB und PDF potenziell enthalten sein können, auch in den Verlags- und Produktionssoftwares abgebildet werden. Entscheidungen zu Sonderfällen, zu denen bewusst keine barrierefreie Ausgabe vorliegt, sollten auch dokumentiert werden können. Im besten Fall sollte für jeden Titel eine aussagekräftige Begründung hinzugefügt werden, um offiziellen Prüfstellen oder Kunden auf Anfrage Auskunft über die Entscheidung zur oder gegen die Barrierefreiheit geben zu können. Auch kann es sinnvoll sein, den Status der Barrierefreiheit einer Publikation schon während der Planungs- und Produktionsphase zu erfassen. So könnten beispielsweise Backlist-Titel markiert werden, in die nachträglich Barrierefreiheitsfunktionen eingebaut werden sollen, damit sie im nächsten Produktionslauf beachtet werden können. Nach erfolgter Produktion muss jedoch zwangsweise eine Aktualisierung der Metadaten erfolgen, damit keine zunächst eingeplanten, jedoch nicht umgesetzten Funktionen an die Verkaufsportale und somit an die Kund:innen gemeldet werden.
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