Umstellung läuft auf Hochtouren

Was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der sova in Maintal und der Werkstatt Verlagsauslieferung in diesen Wochen leisten, verdient größten Respekt: Mitten im Weihnachtsgeschäft werden die wichtigsten Buchbestände von 34 Verlagen physisch umgelagert; Woche für Woche verlassen zwei Lkw das Betriebsgelände in Maintal in Richtung Rastede; alle eingehenden Exemplare werden dort erfasst und eingebucht. Ähnlich verläuft der Umzug bei den übrigen Verlagen, die zu anderen Auslieferungen wechseln oder die Auslieferung in die eigene Hand nehmen.

Gleichzeitig müssen bei der Werkstatt VA alle Zahlungs- und Datenströme sowie alle Bestellprozesse umgeleitet werden. Das betrifft alle Buchhändler und Barsortimente, Zahlungsdienstleister wie die BAG (Buchwert) sowie das VLB, in dem die Metadaten aktualisiert werden müssen.

Für Bernd Weidmann, den Geschäftsführer der Werkstatt Verlagsauslieferung, sind es bewegte Wochen. Ein Termin jagt den anderen, weil Vieles geklärt und neue Absprachen getroffen werden müssen, beispielsweise mit den Filialisten. "Wir haben inzwischen ein Drittel des Weges zurückgelegt, in 14 Tagen haben wir vielleicht schon 50 Prozent oder mehr der wirklich wichtigen Dinge bewältigt. Es wird aber sicher noch ein bis zwei Monate dauern, bis alles wieder eingetaktet ist." Ziel der aktuellen Maßnahmen sei es, "den Schaden für die Verlage zu begrenzen, und die wichtigsten Titel schnell wieder lieferbar zu machen", so Weidmann.

Zahlungsverkehr

Nach Informationen der Werkstatt Verlagsauslieferung hat die BAG (Buchwert) bereits seit dem 18. November den Zahlungsverkehr an die sova gestoppt; Umbreit hat dies mit Bekanntwerden der Insolvenz ebenfalls getan. Zeitfracht, Libri und Thalia sind ebenfalls aufgefordert, den Zahlungsverkehr einzustellen. Ob dies in allen Fällen erfolgt ist, war bisher in Rastede noch nicht bekannt.

Transporte / Warenerfassung

Inzwischen sind insgesamt sechs Lkw aus Maintal in Rastede eingetroffen, alle Bücher wurden entladen und verbucht, zum Teil in Sonderschichten; den Verlagen wurde jeweils per Mail ein Buchungsprotokoll und eine aktuelle Bestandsliste geschickt. Der Schwerpunkt der physischen Umlagerung liegt im Moment auf Bestsellern und wichtigen Titeln für das Weihnachtsgeschäft; die Backlist-Bestände werden zuletzt von Maintal nach Rastede geschafft.

Titeldaten / Pflege

Unabhängig von der physischen Umlagerung hat die Werkstatt inzwischen sämtliche Titeldaten der Verlage in ihr Warenwirtschaftssystem übernommen – auch die der nicht mehr lieferbaren. Damit will man zum kompletten Verlagsprogramm auskunftsfähig sein. 

Alle Verlage werden gebeten, ihre VLB-Einträge (Novitäten, Preisaufhebungen/-änderungen etc.) unmittelbar auch an die Werkstatt zu liefern.

Bestellungen und neue Bestellwege

Mit dem 14. November hat die sova ihre Faktur eingestellt und wird diese auch nach der inzwischen erfolgten Bestellung einer vorläufigen Insolvenzverwalterin nicht wieder aufnehmen. Die bei der sova aufgelaufenen, unbearbeiteten Bestellungen liegen inzwischen der Werkstatt vor und werden dort abgearbeitet. Was bereits am Lager ist, wird geliefert, der Rest vorgemerkt.

Die Barsortimente wurden über den neuen Bestellweg informiert; die Umstellungen dort sind inzwischen erfolgt. Weitere Absprachen sind unter anderem mit Amazon (unter anderem für Amazon Advantage Partner oder Amazon Retail Partner) und Thalia (Zentrallager) zu treffen.

VLB / Webshops

Bei allen VLB-Einträgen der betroffenen Verlage muss ab sofort die Werkstatt VA als Auslieferung hinterlegt werden. Das gilt auch für alle verlagseigenen Plattformen (wie Webshops und Homepages) sowie alle Geschäftskontakte (Vertreter, Lieferanten etc.).

Vormerker

Die Vormerkerdaten der Verlage aus dem sova-Bestand kann die Werkstatt VA nicht direkt importieren; sie müssen händisch in das Bestellsystem eingepflegt werden.

Remissionen

Analog zur Umstellung der Bestellwege werden künftig auch alle Remissionen aus dem Buchhandel an die Werkstatt VA geschickt.

Insolvenzverwaltung

Das Amtsgericht Hanau hat die Rechtsanwältin Julia Kappel-Gnirs aus Frankfurt (Kanzlei hww hermann wienberg wilhelm) zur vorläufigen Insolvenzverwalterin bestellt.