Die nächsten Fristen für die E-Rechnung rücken näher. Was Verlage und Buchhandel jetzt tun müssen: Antworten von Detlef Bauer (Libri) und Michael Kursiefen (Schweitzer).
Michael Kursiefen: Bereits seit Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, also auch für Buchhandlungen. Darüber hinaus müssen ab 1. Januar 2027 alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro ihren gewerblichen Kunden auch elektronische Rechnungen stellen. Das bedeutet, alle Buchhandlungen, die so viel Umsatz machen, müssen – vereinfacht gesprochen – ihren Firmenkunden auch elektronische Rechnungen ausstellen. Für alle Unternehmen bis zu einer Umsatzobergrenze von 800.000 Euro Jahresumsatz greift die Pflicht zur Stellung einer E-Rechnung an gewerbliche Kunden erst ab 1. Januar 2028.
Michael Kursiefen: Viele Buchhandlungen sind mit ihren Warenwirtschaftssystemen (WWS) darauf schon ganz ordentlich vorbereitet. Denn das elektronische Rechnungsformat XRechnung wird nun schon seit einigen Jahren von der öffentlichen Hand vorangetrieben. Und auch das PDF-Format ZUGFeRD beherrschen schon viele Rechnungssteller.
Detlef Bauer: Die wesentliche Neuerung für uns alle ist, dass auch die meisten Verlage ab kommendem Januar in der Pflicht sein werden, uns allen ausschließlich elektronische Rechnungen in einem der zulässigen Formate zu stellen. Das heißt, die Zeit, wo die Verlagsrechnung zusammen mit den gelieferten Büchern in einem Karton lag, ist vorbei. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die internen Arbeitsabläufe bei Verlagen und Buchhandlungen, beginnend beim Wareneingang über die Rechnungsprüfung bis hin zur Buchhaltung.
Detlef Bauer ist Produktmanager Metadaten & Suche bei Libri. Er gehört dem Sprecherkreis der IG Produktmetadaten im Börsenverein an.
Bei der Umsetzung hakt es noch an allen Ecken und Enden des Prozesses.
Detlef Bauer, Libri
Detlev Bauer: Leider an allen Ecken und Enden des Prozesses. Das beginnt damit, dass viele E-Rechnungen, die wir bei Libri und Schweitzer von Lieferanten in diesem Jahr erhalten haben, bei der Prüfung auf ihre Konformität mit den zulässigen Formaten glatt durchfallen. Die Anforderungen regeln maßgeblich das Wachstumschancengesetz, der Umsatzsteueranwendungserlass und die EU-Norm EN16931. Wir erleben aber, dass die vorgelegten E-Rechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts leider oft nicht genügen. Das bedeutet, diese Rechnungen sind schlicht falsch und dürfen vom Empfänger überhaupt nicht als gültige Rechnung verarbeitet werden, weil sonst der Vorsteuerabzug in Gefahr ist. Daneben fehlen wichtige Informationen in den oft selbst gestalteten E-Rechnungen, wie Bestellnummern – oder die wichtigen Informationen stehen nicht in den dafür vorgesehenen Feldern und werden alternativ in einem Freitextfeld angegeben. Das beraubt uns alle der Effizienzsteigerung, die diese Automatisierung bietet.
Michael Kursiefen: Folgende Schritte bei der Verarbeitung von E-Rechnungen sollten Buchhandlungen durchführen:
Michael Kursiefen: Wenn man noch nicht angefangen hat, wird es jetzt höchste Zeit, denn viele Lieferanten stellen bereits jetzt sukzessive auf E-Rechnungen um. Die Tücke, das sehen wir jeden Tag bei Schweitzer Fachinformationen, liegt im Detail! Buchhändler sollten daher umgehend die Hersteller ihres WWS und ihrer Buchhaltungssoftware kontaktieren und nach der Roadmap für die Implementierung der E-Rechnung fragen. Genauso wichtig ist aber auch der Kontakt zu den wichtigsten Lieferanten und dem Steuerberater oder dem Dienstleister für die Buchhaltung.
Gerade viele kleine Buchhandlungen arbeiten heute noch immer ohne WWS, und da raten wir eindringlich dazu, sich nun endgültig mit diesem Thema zu beschäftigen.
Detlev Bauer: In den Verlagen sollten unbedingt die Bedürfnisse der Kunden in den Blick genommen werden, also ob die Rechnung auch wirklich alle Informationen enthält, die eine kleinere Buchhandlung zu einer möglichst automatisierten Verarbeitung der E-Rechnung benötigt. Und vor allem ist zu klären: Entsprechen die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen? Hier raten wir dazu, das professionell umsetzen zu lassen und die bestehenden Prüftools vor der Implementierung auch umfänglich zu nutzen. Unser Appell: Sprechen Sie vorher unbedingt mit Ihren wichtigsten Kundengruppen!
Michael Kursiefen: Die beiden gängigen E-Rechnungsformate – neben den bekannten EDI-Formaten wie EDIFACT oder EANCOM – sind die XRechnung und ZUGFeRD. Im Unterschied zu allen anderen Formaten hat ZUGFeRD den Vorteil, dass die E-Rechnung hier erst einmal wie eine "ganz normale" PDF-Rechnung daherkommt. In Ihrem "Bauch" hat sie aber zusätzlich die XML-Daten der E-Rechnung. Man kann sie also normal lesen und ausdrucken – allerdings zum Archivieren bitte nicht einfach abheften! Das muss man dann schon digital machen, und zwar so, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auch digital darauf zugreifen kann – eine sehr elegante Lösung.
Michael Kursiefen ist Geschäftsführer / COO Schweitzer Fachinformationen. Er ist Mitglied im Ausschuss für den Sortimentsbuchhandel des Börsenvereins.
Viele Lieferanten stellen bereits jetzt sukzessive auf E-Rechnungen um.
Michael Kursiefen, Schweitzer Fachinformationen
Michael Kursiefen: Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Das hängt von der internen Organisation und den beteiligten Systemen und Dienstleistern ab. Die E-Rechnung ermöglicht es uns allen, weitere wichtige Prozesse zwischen den Handelsstufen konsequent zu digitalisieren und am Ende dabei hohe Aufwände und Geld zu sparen. Das hilft uns dabei, dass wir uns auf den Kern unseres Handelns konzentrieren, nämlich gute Bücher zu machen und sie dann auch in Zeiten mit vermehrtem Kostendruck wirtschaftlich erfolgreich zu verkaufen.
Detlev Bauer: Alles, was wir hier angesprochen haben, wird im Papier im Detail technisch fundiert behandelt. In Abstimmung mit dem Zwischenbuchhandel machen wir auch Vorschläge, wie mit branchenspezifischen Herausforderungen wie der Darstellung von Subskriptionspreisen, Versandkosten oder Bundles umgegangen werden kann. Das Papier werden wir weiter aktuell halten und damit auf Veränderungen reagieren, wie auf die neue Version 2.5 des Formats ZUGFeRD, die in diesem Sommer kommt.
